- כל ארגון, עסק או חברה זקוקים למשרד לניהול ענייניו, מקום שהוא מעין מטה בו מתרכז המידע, בו מתקבלות החלטות ודרכו מתבצעות פעולות.
- על מנת להצליח לעשות את כל זה בצורה הטובה ביותר, נדרש שטח משרדי מתאים העונה על כל הצרכים האדמיניסטרטיביים.
המדריך המלא למציאת המשרד המתאים
- קהל – הבדל משמעותי בבחירת משרד הוא האם יש בו קבלת קהל או אין בו? כל עוד מדובר במשרד שנותן שירות גם ללקוחות ואינו מיועד רק לעובדים, חשוב לבחור במיקום ברמת נגישות גבוהה לתחבורה ציבורית, חניה, נגישות לנכים וכו'.
- קרבה – ככל שהחיבור היומיומי בין המשרד לשאר העובדים ושאר חללי החברה או הארגון גבוה יותר, מומלץ להתמקד במשרד קרוב גיאוגרפית כך שניתן להגיע אליו בקלות יחסית ולתת מענה מהיר. לדוגמה, אם רוב העובדים מתגוררים בתל אביב, מומלץ לחפש משרדים להשכרה בתל אביב.
- גודל – משרד צפוף בו העובדים "יושבים אחד על השני" אינו משרד פרודוקטיבי, אין בו אווירה מאפשרת והצפיפות מפריעה לכושר העבודה. יש להתאים את גודל המשרד שתבחרו למספר האנשים הצפויים לעבוד בו, לרבות התחשבות בריהוט, ציוד טכנולוגי ואמצעים הצפויים להיכלל בתוך המשרד ולתפוס ממנו מקום.
- חשוב להקפיד כי חלל המשרד יכלול גם חללי משנה לצרכים ייעודיים כגון מטבחון, חדר ישיבות, מחסן ציוד וכו'.
- תנאי שכירות – חשוב להקפיד על מספר נושאים בחוזה שיאפשרו מרווח נשימה ושקט בהשכרה. נושאי משך ההתקשרות, ביטול החוזה והארכת החוזה הם החשובים ביותר ותפקידם להבטיח יציבות ולמנוע מצב של מעבר בין כל תקופה.
- בנוסף, חשוב להתייחס למענה ואחריות לבעיות של בעיות המתרחשות במבנה או בחדרים (נזילות, סדקים, קצרים חשמליים ועוד).
- ביטחון – המציאות של מדינת ישראל מחייבת לא לשכוח את חשיבות הביטחון. לכן, בררו מהן רמות האבטחה הקיימות בחלל הבניין ומסביב למבנה, וודאו שהיא תואמת את הציפיות שלכם ולאזור בו אתם נמצאים.
- תקציב – אין צורך להרחיב יותר מדי, ולוודא שעלויות השכרת המשרד מתיישבות עם החלק התקציבי המיועד לכך.
זמן חיפוש נדל"ן
- כל חברה ובעל עסק שחיפש משרד להשכרה או משרדים להנהלה יודע שמדובר בתהליך מייגע. חוגי רגליים אינסופיים לכל מיני מבנים ומקומות, תיאום עם הבעלים, שאלות ואיסוף מידע. תהליך שגוזל זמן עבודה יקר.
- החוויה המתישה הזו היא גם חלק מחלקו של משכיר המשרדים, שמוצא את עצמו מסביר שוב ושוב את המבנה והחדרים, מגיע או שולח שליחים להראות את המתחם וכו'.
הפתרון
- הפתרון הוא באמצעות חברת ייעוץ נדל"ן עסקי בדגש על חללי משרדים, כמו OfficeSmart, הנותנת מענה לשני הצדדים.
- מצד אחד, היא חוסכת למשכירים את הטרחה וכאבי הראש של מציאת שוכרים, ומצד שני, היא מאפשרת לשוכרים פוטנציאליים לקבל הצעות רלוונטיות למשרד שציינו ולבקר במקומות אלו בלבד, תוך קבלת ייעוץ וסיוע מבעלי ניסיון. צוות OfficeSmart. בסופו של דבר, זהו תהליך שמגביר את רמת הביטחון בבחירה הנכונה.
